Wykorzystywanie służbowego samochodu na cele prywatne

Często się zdarza, że służbowe samochody są wykorzystywane przez pracowników na ich cele prywatne. W komentarzu niniejszym omówione zostaną skutki takiej praktyki na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
articleImage: Wykorzystywanie służbowego samochodu na cele prywatne fot. Thinkstock
1. Uwagi wstępne

Samochody służbowe mogą być przez pracowników wykorzystywane na cele prywatne nieodpłatnie lub za odpłatnością ustaloną przez pracodawcę i pracownika. W pierwszym przypadku przychód ze stosunku pracy (z tytułu nieodpłatnego korzystania ze służbowego samochodu na cele prywatne) powstaje u pracowników zawsze (zob. punkt 2. „Nieodpłatne korzystanie z samochodów służbowych na cele prywatne"). W drugim przypadku przychód ze stosunku pracy (z tytułu częściowo odpłatnego korzystania ze służbowego samochodu na cele prywatne) powstaje tylko w części przypadków (zob. punkt 3. „Odpłatne korzystanie z samochodów służbowych na cele prywatne").
Przypomnieć przy tym należy, że pracownicy obowiązani są świadczyć pracę w miejscu wskazanym w umowie o pracę. Powoduje to, że dojazd pracownika do miejsca pracy oraz powrót z miejsca pracy do domu należą do obowiązków osobistych pracownika. W konsekwencji udostępnienie samochodu służbowego na cele dojazdu pracownika z domu do pracy (i z powrotem) stanowi, co do zasady, udostępnianie tego samochodu na cele prywatne pracownika.
Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy pracodawca wyznaczy miejsce parkowania samochodu służbowego w pobliżu miejsca zamieszkania pracowników lub wprost w miejscu zamieszkania pracownika (np. w garażu stanowiącym własność pracownika). W przypadkach takich przejazdy między miejscem parkowania samochodu służbowego a miejscem pracy nie stanowią użytkowania samochodu dla celów prywatnych, a w konsekwencji nie generują u pracowników przychodu z tytułu korzystania ze służbowego samochodu na cele prywatne. Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 4 lutego 2009 r., IBPBII/1/415-89/09/HK, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 19 maja 2010 r., IPPB2/415-168/10-2/AS, czy interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 kwietnia 2011 r., ILPB1/415-130/11-2/AMN. W ostatniej ze wskazanych interpretacji czytamy, że „przydzielenie samochodu służbowego pracownikowi i wyznaczenie przez płatnika miejsca garażowania w miejscu zamieszkania tej osoby gwarantującym jego bezpieczeństwo, a tym samym stałą gotowość do użytkowania i osiągania przychodu, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy, o ile samochód ten będzie wykorzystywany w celach służbowych. W konsekwencji przejazdy z oraz do miejsca garażowania nie będą również generowały przychodu ze stosunku pracy. Przejazdy te bowiem będą stanowiły realizację celu służbowego jakim jest dbałość o powierzone mienie Spółki wyrażająca się poprzez garażowanie samochodu służbowego w miejscu zamieszkania". Z kolei w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 19 stycznia 2011 r., ITPB2/415-970/10/ENB czytamy, że „przydzielenie samochodu służbowego pracownikom i wyznaczenie przez pracodawcę miejsca garażowania w miejscu zamieszkania tych osób oraz przejazdy z miejsca garażowania do miejsca pracy i z powrotem nie będą generowały przychodu ze stosunku pracy o ile samochody te będą wykorzystywane wyłącznie w celach służbowych".

2. Nieodpłatne korzystanie z samochodów służbowych na cele prywatne

Pracodawcy mogą zgodzić się na nieodpłatne wykorzystywanie przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych. W przypadkach takich u pracowników powstają przychody ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnych świadczeń, które pracodawcy winni doliczyć do „zwykłych" przychodów ze stosunku pracy osiąganych przez pracowników (a w konsekwencji uwzględnić przy potrącaniu zaliczek na podatek dochodowy od przychodów pracowników). Jak bowiem wynika z art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f., za przychody ze stosunku pracy uważa się bowiem między innymi wartość innych nieodpłatnych świadczeń.
Powyższe potwierdzają organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 31 stycznia 2008 r., ITPB1/415-557/07/ENB, czy interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 17 września 2010 r., ILPB1/415-733/10-2/IM. W pierwszej ze wskazanych interpretacji czytamy, że „wartość kosztów używania samochodu przez pracownika do celów prywatnych stanowi podstawę obliczenia wartości otrzymanych przez pracownika świadczeń w naturze oraz nieodpłatnych świadczeń. Następnie wartość ta jest doliczana do podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód pracownika ze stosunku pracy".
Ustalanie wysokości przychodów z tytułu nieodpłatnego korzystania z samochodów służbowych dla celów prywatnych budzi problemy. Wartość pieniężną nieodpłatnie świadczonych usług ustala się bowiem najczęściej na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług tego samego rodzaju (zob. art. 12 ust. 3 w zw. z art. 11 ust. 2a pkt 4 u.p.d.o.f.). Powoduje to, że ustalając wartość przychodu pracowników z tytułu nieodpłatnego korzystania z samochodów na cele prywatne, pracodawcy winni najczęściej brać pod uwagę ceny stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów podobnego rodzaju. Jak czytamy w cytowanej powyżej interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 17 września 2010 r., ILPB1/415-733/10-2/IM, „ustalając wartość udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co Spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika".

W świetle powyższego nie jest prawidłowa często spotykana praktyka polegająca na ustalaniu przychodu pracowników na podstawie tzw. kilometrówki oraz ilości przejechanych kilometrów. Potwierdzają to organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 stycznia 2010 r., IPPB2/415-666/09-4/MG. Czytamy w niej, że „ustalając cenę usługi polegającej na udostępnieniu samochodu służbowego dla celów prywatnych, spółka nie może posłużyć się ustalonym przez siebie limitem kilometrów i stawką wynikającą z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. (...). Ustalając (...) wartość udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika".
Dodać przy tym należy, że ceny wynajmu samochodów stosowane przez firmy prowadzące działalność w zakresie wynajmu samochodów nie zawierają na ogół kosztów paliwa. W konsekwencji wartość przychodu ustalonego w powyższy sposób należy powiększać o szacunkową wartość zużytego paliwa przy korzystaniu przez pracownika z samochodu dla celów prywatnych (chyba że do ustalenia wysokości przychodu przyjęte zostały ceny wynajmu samochodów uwzględniające koszty zużywanego paliwa).
Od zasady, że wartość przychodów z tytułu nieodpłatnego korzystania z samochodów na cele prywatne pracodawcy winni ustalać na podstawie cen stosowanych przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów podobnego rodzaju, istnieją dwa wyjątki. Pierwszy z nich dotyczy sytuacji, gdy samochody służbowe są udostępniane przez pracodawców prowadzących działalność w zakresie wynajmu samochodów.
Tomasz Krywan 11.08.11
Zobacz wszystkie materiały pochodzące z:
Skomentowano 0 razy
Zapisz się na bezpłatny Newsletter Księgowego

Inne artykuły o zbliżonej tematyce

Nie znaleziono żadnych artykułów.
Średnia ocena artykułu (oddanych głosów: 0)

Aktualności - Podatki

Tego samego autora

Polecane lektury