Pytanie:

Wspólnicy spółki cywilnej prowadzą pełne księgi. Zakupili na allegro nawigację od osoby prywatnej.
Czy dokumentem pozwalającym zaksięgować w koszty ten zakup jest wydruk z allegro, czy powinni mieć umowę kupna sprzedaży?

Odpowiedź:

Potwierdzenie zawarcia umowy sprzedaży rzeczy ruchomych może mieć postać wydruku potwierdzenia z aukcji – na podstawie takiego dowodu, moim zdaniem, można udokumentować koszty uzyskania przychodu.

Uzasadnienie:

Jak stanowi przepis art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) u podatników, którzy prowadzą księgi rachunkowe, za dochód z działalności gospodarczej uważa się dochód wykazany na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg, zmniejszony o dochody wolne od podatku i zwiększony o wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, zaliczone uprzednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Zatem dla rozliczenia kosztów należy udokumentować je dowodami księgowymi zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) – dalej u.r. Zgodnie z dyspozycją przepisu art. 20 ust. 2 u.r. podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe (dowody źródłowe) stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dowód księgowy, co do zasady, powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Z kolei w art. 20 ust. 4 u.r. prawodawca wskazał, że w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności. Skoro więc w analizowanej sytuacji nawigacja została zakupiona od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej i podatnik dysponuje wydrukiem z aukcji potwierdzającym jej wykonanie (który nie spełnia wszystkich warunków do uznania go za dowód księgowy), na podstawie takiego może być sporządzony księgowy dowód zastępczy stanowiący podstawę zaksięgowania i rozliczenia kosztu podatkowego.

Na zakończenie należy wskazać, że pomimo iż zasadniczo należy dokumentować koszty aby uwzględnić je w rachunku podatkowym, to sam brak dowodu księgowego nie pozbawia podatnika możliwości uwzględnienia kosztu w rozliczeniu z fiskusem (patrz wyrok NSA z dnia 28 listopada 1996 r., SA/Ka 1646/95).