Wśród Polaków zakorzeniło się wiele mitów związanych z elektronicznymi fakturami. Mylne przekonania na temat e-faktur są związane z niskim stopniem informatyzacji i małym zaufaniem społecznym do elektronicznych form komunikacji. Postanowiliśmy rozprawić się z mitami, które najczęściej wskazują przedsiębiorcy, jako powód nie korzystania z elektronicznych faktur.
Mit 1: Papierowa faktura jest bezpieczniejsza.
Podstawową przyczyną, którą polscy przedsiębiorcy wskazują, jako przeciwwskazanie do korzystania z elektronicznej wersji faktur jest bezpieczeństwo. Papierowe dokumenty kojarzą się z większą pewnością, co jest nieuzasadnionym przekonaniem. W rzeczywistości papierową fakturę jest łatwiej zgubić niż jej elektroniczny odpowiednik, a systemy zabezpieczeń faktur elektronicznych dają nam pewność, że informacje są bezpieczne. Nie ma również problemu w przypadku błędów lub zgubienia faktury elektronicznej – e-faktury można korygować i wystawiać ich duplikaty.
Mit 2: Elektroniczna faktura nie jest poważnym dokumentem.
Zgodnie z przepisami prawa, faktury elektroniczne są pełnoprawnymi dokumentami, o ile można zagwarantować ich autentyczność, integralność i czytelność. By potwierdzić autentyczność faktury, przedsiębiorcy mogą skorzystać z dwóch rozwiązań: podpisu elektronicznego lub Systemu Elektronicznej Wymiany Danych (EDI).
Mit 3: Do korzystania z faktur elektronicznych konieczne jest specjalne oprogramowanie, którego nie mają moi klienci.
To również nieprawda. Elektroniczne faktury można przechowywać w dowolnej formie. Do czytania i opłacania faktur nie jest konieczne specjalne oprogramowanie, można korzystać z programów typu Adobe Reader i wybranej przez firmę formy bankowości, w tym bankowości internetowej.
Dlaczego warto korzystać z faktur elektronicznych?
Polscy przedsiębiorcy często są nieświadomi korzyści, jakie przynieść może wprowadzenie w organizacji systemu e-faktur. Najważniejszą zaletą płynącą z korzystania z elektronicznych faktur jest likwidacja kosztów wysyłki tradycyjnymi formami (pocztą, kurierem, itp.), co daje często oszczędność do kilku tysięcy złotych miesięcznie.
Faktury elektroniczne są również mniej czasochłonne i wygodniejsze dla klienta. Korzystanie z elektronicznej faktury skraca czas oczekiwania, gdyż można mieć dostęp do faktury zaraz po jej wystawieniu. Dodatkowo e-faktury jest trudniej zgubić, ponieważ ma się do nich dostęp na mailu lub na portalu usługodawcy.
Nie można zapomnieć o tym, że elektroniczne faktury są również bardziej ekologiczne. Na wydrukowanie papierowych faktur w Polsce, konieczne jest wycięcie 255 tysięcy drzew.
Jak zarządzać dokumentami?
Mimo niezaprzeczalnych korzyści, jakie niosą ze sobą elektroniczne faktury, wciąż nie cieszą się one dużą popularnością wśród Polaków. Nawet, jeśli sami korzystamy z tego typu udogodnienia, wciąż otrzymujemy faktury papierowe od swoich usługodawców. Rodzi to problemy organizacyjne, kłopoty z magazynowaniem materiałów oraz faktur.
- Problemem, który najczęściej wskazują przedsiębiorcy jest konieczność przechowywania i organizacji dużej ilości dokumentów. Kłopotliwe jest też to, że część firm korzysta z faktur elektronicznych, cześć z papierowych i w rezultacie mamy problem z organizacją dokumentów i znalezieniem odpowiedniego dokumentu. Najlepszym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest przechowywanie dokumentów w tzw. chmurze. Oszczędza to czas i pozwala na lepszą organizację dokumentów. – mówi Paweł Chuchła Prezes Zarządu firmy Biuri.pl, pierwszej na polskim rynku aplikacji oferującej kompleksowe zarządzanie finansami firmy.
Transformację dokumentów drukowanych na elektroniczne umożliwia m.in. technika OCR, służąca do rozpoznawania tekstu w zeskanowanym dokumencie. Skanowanie faktur techniką OCR pozwala na przechowywanie ich w chmurze, wyszukiwanie konkretnych dokumentów i organizację przepływu informacji w firmie.
Zobacz też: Polska na szarym końcu Europy pod względem korzystania z e-faktur >>