Jedyny sposób, aby poprawnie ujmować VAT oraz koszty zgodnie z nowymi przepisami od 2013 r.

Prowadzenie kontroli zapłat nie było obowiązkiem podatników podatku dochodowego i dlatego też niejednokrotnie firmy nie poświęcały na nią czasu. Do tej pory monitoring zobowiązań i należności był koniecznością jedynie dla płatników podatku VAT, którzy wybrali kasową metodę jego rozliczenia lub tych handlujących z tzw. Małymi Podatnikami.

articleImage: Jedyny sposób, aby poprawnie ujmować VAT oraz koszty zgodnie z nowymi przepisami od 2013 r. fot. Thinkstock

Tylko nieliczne firmy widziały potrzebę ustalenia prawidłowości ewidencji rozrachunków, uporządkowania tym samym rozliczeń ze swoimi partnerami handlowymi, co z kolei przyczyniało się zazwyczaj do bieżącej kontroli sytuacji finansowej firmy. Od początku 2013 r. sytuacja jednak odmieniła się i potrzebę taką muszą zauważyć wszyscy podatnicy zarówno podatku dochodowego do osób fizycznych i prawnych, jak i płatnicy podatku VAT. Weszła bowiem w życie Ustawa z 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz. U. Poz. 1342). Wraz z nią wprowadzono dodatkowe obowiązki dla podatnika, których niezachowanie grozi sankcją pieniężną. Zachowano co prawda memoriałową (czyli zgodną z datą wystawienia) zasadę księgowania dokumentów , ale jeżeli nie zostaną zapłacone nie będą już stanowiły kosztów uzyskania przychodu, a tym samym zachodzić będzie konieczność korekty zarówno podatku dochodowego, jak i podatku VAT. Zwiększy się więc znaczenie rozrachunków, a tym samym dochowania dbałości o zachowanie odpowiednich adnotacji na fakturach zakupowych. Aby nasi kontrahenci nie mieli problemów z weryfikacją dokumentów, a osoby księgujące nie miały trudności w uzyskaniu informacji, czy określona płatność została już dokonana, ważne jest by programy fakturujące umożliwiały umieszczenie na dokumencie potwierdzającym sprzedaż adnotację “ZAPŁACONO... gotówką/przelewem/kartą płatniczą”. Nie będzie wystarczające stwierdzenie “Forma płatności: gotówka”, w takich wypadkach konieczne będzie uzyskanie od sprzedawcy dokumentu KP lub ręcznego jej opisania np. poprzez umieszczenie na nim stwierdzenia: “opłacona gotówka w dniu ... w kwocie...”. Pamiętać także należy o przekazywaniu swoim księgowym wyciągów bankowych, bo tylko te są prawnym dokumentem księgowym. Potrzeba będzie także bezwzględnego przestrzegania terminów faktur płatnych przelewem.

Kontrola zapłat i rozliczań

Pomocnym w tym zakresie może być używany program księgowy, który wyeksponuje niezapłacone i niedopłacone dokumenty, pokaże zbliżający się termin płatności i a po jego upływie poinformuje o ilości dni zaległości, a w razie potrzeby pozwoli wyfiltrować dokumenty bez jakichkolwiek zapłat, niedopłaconych, ale także tych przepłaconych, zarówno z uwzględnieniem ich szczegółowych terminowości. Program taki powinien dać możliwość analizy zobowiązań i należności dla poszczególnych kontrahentów, zawierać historię dokonanych transakcji, poinformować o aktualnym stanie środków pieniężnych, dzięki czemu możliwe byłoby lepsze zaplanowanie swoich wydatków. Ważne by był pomocny także w przestrzeganiu prawidłowości dokonania i wyliczania samego terminu korekty. Podatnicy podatku PIT zobowiązani są bowiem niezwłocznie po upływie 30 dni od daty terminu płatności, dokonać wyksięgowania niezapłaconych faktur lub innych dokumentów ujętych wcześniej w ewidencji przychodów i rozchodów. Przed korektą nie uchroni także wydłużanie terminów płatności, bowiem gdy termin płatności jest dłuższy niż 60 dni - korekty dokonuje się w ciągu 90 dni od dnia zaliczenia kwoty z owego dokumentu do kosztów uzyskania przychodów. Od programu księgowego powinno się oczekiwać nie tylko, że pokaże datę wystąpienia korekty, przestrzegając wymienionych wyżej zasad, ale także, że uprzedzi nas wcześniej i np. na 7 dni przed jej wystąpieniem, zasygnalizuje o zbliżającym się terminie. Korekty dokonuje się w stosunku do kosztów ujętych w 2013r. W przypadku faktury lub innego dokumentu sprzed dnia 1 stycznia 2013 r., nowe zasady nie będą miały zastosowania, nawet wtedy, gdy termin płatności przypada na 2013 r. i korekta wówczas nie wystąpi. Takowy program powinien dokonać korekty kosztów podatkowych zarówno w przypadku, gdy podatnik nie zapłacił całej kwoty, jak też wtedy, gdy uregulowano swoje zobowiązanie tylko w części. Zmniejszenie kosztów podatkowych dokonane zostanie w odniesieniu do tej kwoty, która nie została zapłacona, do korekty przyjęta powinna zostać więc kwota netto wynikająca z niezapłaconej części. W takiej sytuacji podatnik powinien zaksięgować dokument korekty na takie samo konto jak faktura pierwotna, ale bez powiązań z ewidencją VAT, wyksięgowując w ten sposób z kosztów poprzedni zapis. Korektę kosztów dokona do poziomu całkowitych kosztów uzyskania przychodów miesiąca, w którym takowa występuje. W sytuacji, gdy w miesiącu korekty poziom kosztów uzyskania przychodów byłby niewystarczający i z działań rachunkowych wystąpił ujemny poziom, ta część nie mającą pokrycia w kosztach, zostanie zaksięgowana do przychodów na konto z 8 kolumną księgi. Ważne by wszystkie te działania odbywały się automatycznie, co odciąży od konieczności sprawdzania stanów kosztów danego miesiąca, ręcznego księgowania przepisując niemal te same wartości, ale z drugiej strony to podatnik powinien mieć pełną kontrolę i to on decyduje o wystąpieniu takowego księgowania.

Korekta VAT

Kolejnym terminem, który prowadzący firmę musi przyswoić to korekta VAT zarówno należnego (tzw. ulga za złe długi), jak i naliczonego. I tak nieuregulowanie zobowiązania wynikającego z dokumentu zakupowego wiąże się z obowiązkiem wykonania takowej korekty po 150 dniach od daty upływu jego terminu płatności. Natomiast w przypadku nieotrzymania należności z naszej faktury sprzedażowej, możemy skorzystać z prawa jego odliczenia. W odróżnieniu od poprzedniej ta korekta dotyczy również dokumentów z roku 2012, ale tylko takich, których 150 dzień od dnia upływu terminu płatności przypada w 2013r., czyli termin płatności upływa najpóźniej 04.08.2012r. Korekty VAT w przypadku nieuregulowania zobowiązania mają zastosowanie zarówno w sytuacji, gdy nie zapłacono całej kwoty, jak i wtedy, gdy uregulowano zobowiązanie/należność tylko w części. Zmniejszenia VAT należy zatem dokonać w odniesieniu do tej kwoty, która nie została zapłacona. Przyjmując do korekty kwotę netto i podatek od niej wynikający z niezapłaconej kwoty, dokument korekty powinien zostać na polecenie użytkownika programu komputerowego, zaksięgowany na takie samo konto jak faktura pierwotna (kosztowe lub sprzedażowe), ale bez uwzględnienia w księdze podatkowej.

W przypadku, gdy po dokonaniu korekty kosztów, czy też VAT, zostanie uregulowane zobowiązanie (otrzymana należność wcześniej skorygowana z podatku VAT należnego) w całości lub w części, wówczas odliczoną kwotę ponownie można w miesiącu jej uregulowania uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu i odpowiednio do ewidencji VAT, ale tylko w zapłaconej części. Ważne więc by program umożliwiał zaksięgowanie kwotą netto wynikającą z zapłaconej kwoty, wyliczonej metodą „w stu”, a w przypadku wykonanej wcześniej korekty VAT także podatek od tej kwoty.

Wybieramy program

Wybierając program księgowy warto więc sprawdzić, czy umożliwia on stałą kontrolę terminów rozliczeń, ważne będzie to zarówno dla samorozliczających się firm, jak i biur rachunkowych, staną one bowiem przed koniecznością opracowania i wdrożenia sprawnego systemu monitorowania dokonywanych płatności. Aby omówiony wyżej zapis ustawowy nie spowodował znacznych utrudnień w pracy związanych ze zwiększeniem obowiązków ewidencyjnych, zwłaszcza, że przepisy określają różne momenty wykonania korekty kosztów czy przychodów, inne przy rozliczaniu podatków dochodowych i inne dla potrzeb podatku od towarów i usług, należy zadbać, by posiadany program posiadał stosowną modyfikację w tym zakresie. Programem, który sprosta tym potrzebom jest SKP® Super Księga Podatkowa produkcji Biura Informatyki Stosowanej FORMAT. To od wielu lat ceniony na rynku program księgowo - podatkowy usprawniający codzienną pracę w małych i średnich firmach czy biurach rachunkowych rozliczających się za pomocą księgi przychodów i rozchodów czy ryczałtu. Jego stała aktualizacja, da pewność bycia na bieżąco z zmieniającymi się przepisami prawnymi, a prowadzącym podatkową książkę przychodów i rozchodów oszczędzi czas. Sprawi, że nie takie straszne okażą się nowe przepisy, a stała kontrola należności nie będzie przykrym obowiązkiem, dostarczy także ważnych informacji dla sprawnego funkcjonowania firmy. Poprowadzimy w nim wszelkie potrzebne rozliczenia płatności, dzięki możliwości założenia wielu rodzajów kont zapłatowych, osobno np. bank, czy kasa. Kartoteki takich kont tworzone są automatycznie i na bieżąco, tak więc te pożyteczne informacje uzyskujemy bez dodatkowego nakładu pracy. Ich salda poinformują nas o stanie rozliczenia obrotów danego miesiąca. Dowiemy się, czy należy spodziewać się jeszcze wpływów, czy może jeszcze mamy nie zrealizowane płatności. Bezproblemowo przejdziemy też przez cały proces korekty, poczynając od wyliczenia jego terminu, o czym poinformuje nas program z siedmiodniowym wyprzedzeniem, stale aktualizowanym wraz z upływem dni, aż do momentu, gdy korekta stanie się wymagana, poprzez możliwość wyksięgowywania dokumentów wykonaną na polecenie użytkownika, automatycznie kontrolując przy tym stan kosztów danego miesiąca i odpowiednio dobierając rodzaj księgowania, ujmując we właściwej kolumnie kosztowej lub przychodowej księgi podatkowej. Ponownie ujmie dokument do danej ewidencji już podczas samego rozliczenia płatności, by nie zapomnieć o jej dokonaniu, nie zakłócając przy tym obrotów danego kontrahenta i kont zwykłych. Zachęcamy do zapoznania się z funkcjonalnością tego programu w opisanym wyżej zakresie, pobierając wersję testową ze strony internetowej producenta http://www.ksiegapodatkowa.pl. Ten program to kompletne rozwiązanie księgowe.


Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów
Biuro Informatyki Stosowanej FORMAT

14.01.13
Skomentowano 0 razy
Zapisz się na bezpłatny Newsletter Doradcy Podatkowego

Zapisz się na bezpłatny Newsletter Księgowego

Inne artykuły o zbliżonej tematyce

Nie znaleziono żadnych artykułów.
Średnia ocena artykułu (oddanych głosów: 0)

Aktualności - Podatki

Tego samego autora

Polecane lektury