Pytanie
Prowadzę PKPiR. Czy można prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w komputerze?
Na koniec każdego miesiąca dokonywane byłyby wydruki przejazdów za ten miesiąc, a oddzielnie na koniec miesiąca drukowane by było miesięczne zestawienie kosztów eksploatacji pojazdu na podstawie faktur. Oddzielny wydruk dotyczyłby również rocznego zestawienia kosztów użytkowania prywatnego samochodu dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Na wydruku dopisywane byłyby dane z wcześniej wymienionych wydruków.
Odpowiedź
Opisany sposób postępowania jest prawidłowy; należy jedynie pamiętać, że miesięczne (i roczne) zestawienia powinny zostać wydrukowane i podpisane.
Uzasadnienie
Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - dalej r.p.k.p.r. - stanowi, że ujmowane w kolumnie 13 wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.
Sam sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zapisany został w art. 23 ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f. Przepis ten stanowi, że ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu w formie elektronicznej, na koniec miesiąca powinien sporządzić jej wydruk i złożyć na nim podpis.
Jeśli zatem podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu i ewidencję poniesionych wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, a następnie koszty wpisuje na ich podstawie do księgi przychodów i rozchodów, to - przyjmując, iż na koniec każdego miesiąca dokonuje stosownego wydruku ewidencji przebiegu i składa na nim swój podpis - jego postępowanie jest prawidłowe.
Odpowiedź pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego