Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Doradcy Podatkowego

Czy osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która mimo prowadzenia działalności gospodarczej, dokonała prywatnego zakupu, a dopiero w dalszej kolejności postanowiła używać dany składnik wyposażenia dla celów działalności gospodarczej, może w każdej chwili wnieść taki składnik do majątku firmy i ująć go w kosztach podatkowych?

Czy przekazywanie składników majątkowych jest w jakikolwiek sposób zarezerwowane wyłącznie dla fazy zakładania działalności, a podczas jej prowadzenia, jeżeli dokona się wyboru zakupu prywatnego zamiast w ramach działalności, to wyklucza to już możliwość wniesienia tego składnika do majątku firmy?

Jeżeli nie ma w tej kwestii ograniczeń, jaka dokumentacja jest konieczna do takiego "wniesienia" składnika do majątku firmy, jeżeli minął, np. miesiąc od prywatnego zakupu danego składnika i dana osoba nie posiada dowodu zakupu?

Odpowiedź:

Jeżeli osoba fizyczna wykonująca działalność gospodarczą dokona „prywatnego” zakupu rzeczy, w każdej chwili może zdecydować o jej wniesieniu do działalności gospodarczej. Operacja taka, absolutnie, nie jest zarezerwowana wyłącznie do zakładania działalności gospodarczej. Dla rozliczeniu kosztu nabycia podatnik powinien udokumentować fakt poniesienia wydatku. Zasadniczo winien posłużyć się w tym celu fakturą zakupową a jeżeli taką nie dysponuje w inny sposób musi udowodnić fakt poniesienia wydatku (umowa, dowód zapłaty etc.).

Uzasadnienie:

Osoba fizyczna wykonująca działalność gospodarczą, która dokonawszy „prywatnego” zakupu rzeczy zdecyduje się do jej wniesienia do działalności może to uczynić w każdej chwili. Podkreślić należy, że działanie takie nie jest zarezerwowane wyłącznie do zakładania działalności gospodarczej. Wniesienie do działalności może dotyczyć zarówno składników majątku trwałego jak i np. towarów handlowych. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej samo wniesienie nie implikuje żadnych skutków podatkowych (jak np. przy aporcie do spółki).

Operacja taka wiąże się z koniecznością wyznaczenia wartości, która zidentyfikuje następnie koszty podatkowe (poprzez odpisy amortyzacyjne czy bezpośrednie – w zależności co jest wnoszone). Zaznaczyć przy tym trzeba, że chodzi tutaj o koszty faktycznie poniesione a nie o wartość rynkową. Przy wprowadzaniu do działalności gospodarczej składnika majątku prywatnego podatnik powinien przyjąć cenę nabycia tj. kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia jego wprowadzenia do majątku związanego z działalnością gospodarczą, względnie koszt wytworzenia.

Oczywiście koniecznym jest prawidłowe udokumentowanie takich wydatków. Zasadniczo winien posłużyć się w tym celu fakturą zakupową a jeżeli taką nie dysponuje w inny sposób musi udowodnić fakt poniesienia wydatku (umowa, dowód zapłaty etc.). Chociaż przepisy podatkowe na to wprost nie wskazują, w praktyce podatnicy (przy braku faktury) sporządzają na podstawie dowodów źródłowych dowód wewnętrzny i za jego pomocą dokonują księgowania.

Jeżeli podatnik nie posiada żadnego dowodu potwierdzającego poniesienie kosztu, to nie powinien uwzględniać go w rachunku podatkowym (wyjątkiem są środki trwałe i WNiP nabyte przed zaprowadzeniem ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz wytworzone środki trwałe, w przypadku których może być zastosowane szacowanie na warunkach ustawowych).

Radosław Kowalski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Doradcy Podatkowego

Odpowiedzi udzielono 28.07.2015 r.