Czy pracownikowi wysłanemu na szkolenie branżowe przysługuje zwrot kosztów w postaci diet, ryczałtów za noclegi oraz zwrot kosztów dojazdu na szkolenie wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu?

articleImage: Czy pracownikowi wysłanemu na szkolenie branżowe przysługuje zwrot kosztów w postaci diet, ryczałtów za noclegi oraz zwrot kosztów dojazdu na szkolenie wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu? fot. Thinkstock
Pracownik został skierowany przez pracodawcę na kilkudniowe szkolenie w celu podniesienia kwalifikacji zawodowych. Na miejsce szkolenia pracownik dotarł prywatnym samochodem. Po powrocie przedłożył polecenie wyjazdu służbowego z załączoną ewidencją pojazdu.
Czy w obecnie obowiązującym stanie prawnym pracownikowi wysłanemu na szkolenie branżowe przysługuje zwrot kosztów w postaci diet, ryczałtów za noclegi oraz zwrot kosztów dojazdu na szkolenie wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu?
Czy wydatki te stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu, a dla pracownika są przychodem do opodatkowania korzystającym ze zwolnienia?

W ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych można pokryć pracownikowi koszty dojazdu, zakwaterowania. Nie ma przeszkód, aby w umowie między pracownikiem a pracodawcą zastrzec, że pokrycie kosztów dojazdu odbędzie się w wysokości wynikającej z kilometrówki, koszty zakwaterowania będą zwrócone w wysokości odpowiadającej ryczałtowi na noclegi, zaś dodatkowo pracownikowi będą przysługiwać jeszcze diety. Te świadczenia będą dla pracownika objęte zwolnieniem od podatku dochodowego.
Wydatki te będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów dla firmy.

Ad. 1)
Obecnie regulacje dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowej zawarte są w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p.
Zgodnie z przepisem art. 1031 § 1 k.p. przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Szkolenie zawodowe (branżowe) jest zatem podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w rozumieniu k.p.
W myśl art. 1033 k.p. pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Jak stanowi art. 1034 § 1 k.p. pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowę zawiera się na piśmie. Zgodnie z art. 1034 § 2 k.p. umowa ta nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy niniejszego rozdziału.
W ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych można zatem pokryć pracownikowi koszty dojazdu, zakwaterowania. Nie ma przeszkód, aby w umowie między pracownikiem a pracodawcą zastrzec, że pokrycie kosztów dojazdu odbędzie się w wysokości wynikającej z kilometrówki, koszty zakwaterowania będą zwrócone w wysokości odpowiadającej ryczałtowi na noclegi, zaś dodatkowo pracownikowi będą przysługiwać jeszcze diety.
Te świadczenia będą dla pracownika świadczeniami przyznanymi – na podstawie odrębnych przepisów – na dokształcanie i podwyższanie kwalifikacji zawodowych. Będą one zatem wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ad. 2)
Wydatki, o których mowa, będą stanowić dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów.
Jeśli szkolenie jest związane z pracą wykonywaną przez pracownika, to działania podjęte w celu podniesienia kwalifikacji zawodowych tego pracownika, mają na celu uzyskanie (zwiększenie) przychodów podatnika (pracodawcy).
Nie są one jednocześnie w żaden sposób wyłączone spod pojęcia kosztów uzyskania przychodów. W związku z tym będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów dla firmy.

Uwagi
Wydaje się, że w obecnym stanie prawnym należy odróżniać dwie sytuacje, czy też dwie podstawy do dokonania zwrotu kosztów (czy też wypłaty określonych świadczeń) pracownikowi. Świadczenia otrzymywane przez pracownika w związku ze szkoleniami mogą być bowiem, czy też mogą "podpadać" pod dwie podstawy:
- świadczenia związane z dokształcaniem;
- koszty podróży służbowej.
Z nowych przepisów dotyczących dokształcania, zawartych w k.p. wynika, że pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.
Przyznanie tych świadczeń nie jest bezwzględnie uzależnione od zawarcia umowy "na szkolenia". Zawarcie umowy jest konieczne wówczas, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (wniosek a contrario z art. 1034 § 3 k.p. Brak umowy nie wyklucza wszakże przyznania – w związku z przepisami k.p. - świadczeń na dokształcanie. W ramach tego można zaś – także i bez umowy - pokryć pracownikowi koszty dojazdu, zakwaterowania, etc. na szkolenia.
Niezależnie od powyższego – można pracownika wysłać w podróż służbową (wyjazd na szkolenie). Wtedy to pracownikowi przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej – na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) - dalej r.p.s.k.
Zgodnie z przepisami r.p.s.k., z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
1) przejazdów;
2) noclegów;
3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4) innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona dla celów "kilometrówki".
Wówczas, zwrot takich kosztów – jako kosztów podróży służbowej – także będzie korzystał u pracownika ze zwolnienia od podatku dochodowego.
Zobacz wszystkie materiały pochodzące z:
Skomentowano 1 razy
Zapisz się na bezpłatny Newsletter Księgowego

Inne artykuły o zbliżonej tematyce

Nie znaleziono żadnych artykułów.
  • Barbara Łach IP: 89.74.* 15-11-2012
    A jak się ma sytuacja, kiedy na szkolenie wyjeżdża pracownik zatrudniony na podstawie umowy zlecenia? Czy istnieje konieczność wypisywania delegacji? I jeśli nie to czy istnieje możliwość zwrotu kosztów tylko na podstawie biletów traktowanych jak faktury (paragraf 17, Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług)?

    Zamieść odpowiedź Zamieść odpowiedź
Średnia ocena artykułu (oddanych głosów: 0)

Aktualności - Podatki

Tego samego autora

Polecane lektury

Polecamy: