Do podatkowych kosztów uzyskania przychodów spółki jawnej zaliczane mogą być tylko koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Zasadą jest, że jeżeli wydatek pozostaje związku z prowadzeniem działalności gospodarczej, to może on zostać zaliczony do podatkowych kosztów uzyskania przychodów.
Pytanie zostało tak sformułowane przez podatnika, jakby zakup laptopa wraz z oprogramowaniem został dokonany w celu wykorzystywanie go do celów wyłącznie edukacyjnych lub ewentualnie celów edukacyjno-prywatnych. Jeżeli okoliczności faktyczne potwierdzałyby to założenie, wówczas zakup laptopa nie będzie mógł być zaliczony do podatkowych kosztów uzyskania przychodów spółki jawnej.
Do takich wniosków mogą dojść organy podatkowe z tego względu, że program Office w wersji dla studentów przeznaczony jest tylko do użytku domowego. Jest to podstawowy pakiet oprogramowania biurowego dla domowych użytkowników komputera. Dla przykładu, można wskazać, że pakiet Microsoft Office 2010 dla Użytkowników Domowych i Uczniów opatrzony jest wyraźną adnotacją, iż zawiera on podstawowe narzędzia potrzebne do efektywnego wykonywania projektów szkolnych i domowych, a gotowe do użycia szablony dostępne w programach pozwalają uczniom i studentom na tworzenie wyróżniających się zadań domowych.

W opisanym przypadku można wnioskować, że zakup laptopa z oprogramowaniem nastąpił w następstwie tego, że podatnik podjął studia magisterskie. Tym samym, oczywistym wydaje się być wniosek, że skoro potrzeba zakupu sprzętu pojawiła się dopiero w momencie rozpoczęcia studiów, to zakup ten pozostaje w ścisłym związku z podjęciem nauki, a nie prowadzeniem działalności gospodarczej.
Nieco inaczej przedstawiałaby się sytuacja, gdyby przedmiotem nabycia był laptop wraz z pakietem Microsoft Office 2010 dla Użytkowników Domowych i Małych Firm. Zakup takiego pakietu wskazuje, że narzędzie będzie używane zarówno w domu, jak i w biurze dla celów działalności firmy.
Jeszcze inaczej należałoby rozpatrywać zakup sprzętu w sytuacji, gdyby podatnik podjął studia na kierunku, który jest ściśle związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, a rozpoczęcie nauki było podyktowane potrzebami prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli przedsiębiorca (podatnik) podejmuje kształcenie, które jest niezbędne i konieczne dla rozwoju i funkcjonowania firmy, wówczas organy podatkowe nie kwestionują zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na sfinansowanie czesnego oraz materiałów i narzędzi potrzebnych do edukacji.
W przedstawionej sprawie – kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, jest także fakt, iż faktura dokumentująca zakup laptopa wraz z oprogramowaniem - jeżeli zakup związany jest z działalnością - powinna być wystawiona ze wskazaniem jako nabywcy spółki jawnej. Nabywcą w świetle tego jest spółka jawna – która mówiąc wprost – studentem nie jest. Stąd też zastanawiające jest, na jakiej podstawie zakup oprogramowania przeznaczonego dla studentów został wykonany przez firmę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą.
Z powyżej przedstawionych wniosków oraz opisu stan faktycznego nie można jednoznacznie wskazać, czy zakup laptopa z oprogramowaniem może być zaliczony do kosztów podatkowych spółki. Jeżeli podatnik będzie umiał wskazać i uzasadnić celowość zakupu laptopa dla celów firmy i udowodnić, że sprzęt jest faktycznie wykorzystywany wyłącznie dla potrzeb spółki - wówczas można ww. zakup ująć w kosztach podatkowych.

Uwagi
W przedstawionym przypadku nie wiemy, czym jest podyktowany zakup laptopa z oprogramowaniem.
Czy jest to wydatek związany bezpośrednio z potrzebami Spółki, np. konieczne było dokonanie zakupu sprzętu, na którym będzie możliwe zainstalowanie programów księgowych i prowadzenie księgowości?
Czy też może zakup jest związany z podjęciem studiów przez wspólnika i służy przede wszystkim celom edukacyjnym?
W pierwszym przypadku ujęcie zakupu laptopa w kosztach podatkowych nie budzi wątpliwości, pod warunkiem, że faktura wystawiona jest na Spółkę. Wątpliwości budzi zaś, fakt, zakupu oprogramowania dla studentów. Należałoby ustalić, czy sprzedawca, sprzedając program, miał świadomość, że będzie on wykorzystywany dla celów prowadzenia firmy. Jeżeli sprzedawca potwierdzi, że zakup laptopa wraz z oprogramowaniem został nabyty przez Spółkę, i zakup ten jest objęty promocją ze względu na fakt, iż jeden ze wspólników jest studentem, wówczas można zaksięgować wydatek w koszty. Jeżeli jednak dostawca oprogramowania wskaże, że firmom sprzedawany jest tylko Office dla firm, wówczas okaże się, że wprowadzili Państwo sprzedawcę w błąd i zadeklarowali zakup niezgodnie z przeznaczeniem.
Z opisu wynika, że zakup laptopa jest jednak podyktowany podjęciem studiów na kierunku rachunkowość i finanse. Dzięki zdobytej wiedzy możliwe jest prowadzenie przez wspólnika osobiście obsługi prawno – księgowej Spółki. Przejęcie przez wspólnika obowiązków związanych z księgowością Spółki przyczyniło się do obniżenia kosztów korzystania z usług obcych.
Stąd też, moim zdaniem, podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki, które służą podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, zdobywaniu wiedzy i umiejętności, które są potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatkiem takim może być np. zakup podręczników czy innych pomocy naukowych.

Potwierdza to np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 11 marca 2010 r., ITPB1/415-1005/09/PSZ.
Z przedstawionej sprawy wynika, że zakup sprzętu pozostaje w związku z podjęciem kształcenia, które to kształcenie związane jest z działalnością. Do kosztów podatkowych Spółki można zaliczyć wydatki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych wspólnika w zakresie finansów i rachunkowości, ponieważ Firma we własnym zakresie będzie prowadziła swoją księgowość, bez zatrudniania w tym celu osób. Zdobycie wiedzy na wskazanym kierunku umożliwi wspólnikom dokonywanie analiz finansowych Firmy oraz przede wszystkim zapewni zachowanie w tajemnicy informacji o finansach Spółki. Aby zaliczyć zakup laptopa z oprogramowaniem do kosztów konieczne będzie uzasadnienie celowości jego nabycia dla celów edukacyjnych. Będzie to uzasadnione np. tym, że studenci uczestniczący z zajęciach muszą mieć swoje laptopy, lub studenci muszą w domu sami praktycznie doskonalić umiejętności obsługi programów księgowych itp.

Podatnik, który zaliczy do kosztów uzyskania przychodów dany wydatek, musi umieć udowodnić jego związek z prowadzoną działalnością. To podatnik decyduje o tym, co jest konieczne i niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli zatem umieją Państwo wskazać i uzasadnić związek pomiędzy zakupem laptopa a prowadzoną działalnością, to wydatek powinien być ujęty w kosztach podatkowych Spółki.