Firmie z UE, która znajduje odbiorców towarów dla polskiej spółki wypłacana jest prowizja, od każdego sprzedanego wyrobu na podstawie faktury, którą polska spółka otrzymuje od firmy z UE. Jednak firma z UE doszła do wniosku, że będzie nam co miesiąc wystawiać notę obciążeniową na należną jej prowizję (do tej pory spółka polska tworzyła rezerwy od sprzedanych wyrobów), a raz w roku np. w styczniu 2011 r. wystawi fakturę za prowizję, na które wystawiała noty obciążeniowe w 2010 r. Prowizję spółka polska traktuje jak koszt bezpośredni
Jak na gruncie podatku dochodowego polska spółka powinna potraktować noty obciążeniowe a jak fakturę?
Który dokument polska spółka może potraktować jak koszt uzyskania przychodu: notę obciążeniową czy fakturę?

Odpowiedź na pytanie zależy od tego czy noty obciążeniowe zawierają dane wymagane dla dowodów księgowych. Szczegóły znajdują się w uzasadnieniu.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm. - dalej u.p.d.o.p.). Nie ulega wątpliwości, że koszty prowizji, o których mowa w pytaniu, spełniają oba wynikające z przytoczonego przepisu warunki (są ponoszone przez spółkę w celu osiągnięcia przychodów oraz nie są wymienione jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów), a zatem stanowią koszty uzyskania przychodów spółki.
Aby koszty ponoszone przez podatników mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów muszą być one ponadto prawidłowo udokumentowane. Zasady obowiązujące w tym zakresie podatników podatku dochodowego od osób prawnych określają przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) – dalej u.o.r. Zgodnie z art. 20 ust. 2 u.o.r., podstawą zapisów księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Wymagane elementy dowodów księgowych określają przepisy art. 21 u.o.r.
Jeśli zatem noty obciążeniowe otrzymywane od firmy z UE zawierają elementy wymagane dla dowodów księgowych, stanowić one będą podstawę do uznania kwot z nich wynikających za koszty uzyskania przychodów (w zakresie tym faktura wystawiana po zakończeniu nie będzie stanowić podstawy do uznania kwot z niej wynikających za koszty uzyskania przychodów). W przeciwnym razie (tj. jeżeli noty obciążeniowe nie zawierają danych wymaganych dla dowodów księgowych) podstawę do zaliczenia wydatków na prowizję do kosztów uzyskania przychodów stanowić będzie dopiero otrzymywana po zakończeniu roku faktura.
W obu przypadkach prowizje, jako koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami (przychodami ze sprzedaży towarów), stanowić będą koszty roku podatkowego, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody (zob. art. 15 ust. 4 u.p.d.o.p.). W konsekwencji koszty prowizji dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów osiągniętych w 2010 r. stanowić będą koszty uzyskania przychodów 2010 r. nawet, jeżeli podstawę ich uznania za koszty uzyskania przychodów stanowić będzie faktura wystawiona w 2011 r. (chyba, że faktura ta zostanie otrzymana przez spółkę po sporządzeniu sprawozdania finansowego, złożenia zeznania rocznego lub upływu terminu do złożenia zeznania rocznego – zob. art. 15 ust. 4c w zw. z art. 15 ust. 4b u.p.d.o.p.).