Zobacz: Zmiany w zasadach odliczania VAT od samochodów firmowych >>
Samochody, dla których podatnik obowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, w celu odliczenia 100 proc. podatku naliczonego, muszą zostać zgłoszone w urzędzie skarbowym. Informację VAT-26 o tych pojazdach składa się w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z nimi.
Zobacz: Opublikowano wzór informacji VAT-26 >>
Pobierz druk: Wzór VAT-26 >>
Zgodnie z ustawą o VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu w ten sposób i powinna zawierać:
• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd - dokąd),
- liczbę przejechanych kilometrów,
- imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Przez okres rozliczeniowy należy rozumieć okres rozliczeniowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów podatku VAT czyli w zależności od tego jak rozlicza się podatnik - miesiąc lub kwartał.
W przypadku gdy pojazd samochodowy udostępniany jest osobie niebędącej pracownikiem podatnika (np. klientowi) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dokonywany jest przez osobę, która udostępnia pojazd i obejmuje:
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel udostępnienia pojazdu,
• stan licznika na dzień udostępnienia poj azdu,
• liczbę przejechanych kilometrów,
• stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
• imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.
Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona również w formie elektronicznej. W takim przypadku dokonywanie w niej wpisów oraz potwierdzenie autentyczności tych wpisów - jeśli wpisów dokonuje kierujący pojazdem niebędący podatnikiem - może być dokonywane w formie elektronicznej.
W przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodności w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym, itp.) nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Może to oznaczać, że podatnikowi przysługiwać będzie w takim przypadku jedynie prawo do ograniczonego odliczenia podatku VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu.
Zobacz: Korekta VAT przy sprzedaży lub zmianie przeznaczenia samochodu firmowego >>
W odniesieniu do pojazdów, które zostały nabyte lub były już użytkowane w ramach umów „długoterminowych" przed 1 kwietnia 2014 r. ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona począwszy od dnia, w którym poniesiono pierwszy, od 1 kwietnia wydatek związany z tymi pojazdami.
Zobacz także:
Odliczenie VAT wymaga dodatkowych badań technicznych pojazdów >>
Zmieniły się zasady odliczania VAT od paliwa do samochodów firmowych >>
VAT: jak potwierdzić wykorzystywanie auta wyłącznie w działalności gospodarczej >>